Afinal, como fazer um bom controle de notas fiscais?

controle de notas fiscais
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Toda empresa precisa fazer o gerenciamento e controle de notas fiscais, sejam elas de prestação de serviços ou compra de algum produto. Em praticamente qualquer processo do negócio, é necessário emitir ou solicitar a guia fiscal. Esse documento é muito importante para garantir o fechamento contábil da sua empresa de forma correta.

Basicamente, a nota fiscal comprova que houve uma transação comercial. Ela é um instrumento para fiscalização e também para que o recolhimento de alguns tributos possa ser feito. A emissão desse documento é muito importante e, caso não seja feita, pode se configurar como sonegação de impostos.

Neste artigo, você vai aprender a fazer um controle de notas fiscais eficiente e garantir o processo correto na sua empresa. Continue a leitura e saiba como fazer isso!

Como fazer o controle de notas fiscais de maneira eficiente?

O primeiro passo para fazer o controle de notas fiscais é usar um aplicativo que faça a emissão automática e digital delas. Antigamente, elas eram feitas de forma manual, o que acarretava muito erros inclusive na hora de fazer o preenchimento dos custos relacionados aos impostos.

Qualquer número que estiver errado pode se tornar um grande problema para o seu contador resolver no fechamento do ano contábil. Algumas ferramentas (pagas ou gratuitas) podem evitar isso fazendo a emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e) — depende de qual você vai se sentir mais à vontade para usar.

Gerenciando as notas

O uso das notas impressas ainda é muito comum, porque, geralmente em casos de logística, é necessária a assinatura do recebedor do serviço ou produto. É comum que muitas empresas tenham pastas físicas para o controle manual e à vista das notas, sejam elas de entrada ou de saída.

No entanto, com a versão digital, fazer o controle das notas fiscais eletrônicas se torna muito mais fácil. Todas as informações ficam registradas no sistema e podem ser exportadas como uma base de dados. Alguns aplicativos oferecem o gerenciamento via painéis gráficos, mas é interessante que você monte o seu próprio, com as informações que são pertinentes para produtividade e controle.

Mesmo que você ainda não opte por um programa de emissão de NF-e mais completo, pode usar uma planilha de Excel para realizar o registro manual de informações importantes, tais como: data de emissão, data de vencimento do boleto, prazo de pagamento (30, 45 ou 90 dias?), nome do fornecedor, custo por tipo de imposto, custo do produto ou serviço etc.

Quais erros devem ser evitados ao fazer o controle de notas fiscais?

O erro mais comum e que deve ser evitado sempre é não emitir a nota fiscal. Como dito, ela é um documento contábil. Por isso, a NF é essencial para o controle fiscal do seu negócio. É comum os gestores acharem que não é necessário emitir a NF para certos processos. Por exemplo, se a sua frota passou por um processo de manutenção, é preciso solicitar a emissão da nota. Além de estar alinhado às boas práticas contábeis, você realiza o gerenciamento de custos da frota.

O segundo erro mais comum é não ter um contrato de prestação de serviços com um contador ou uma empresa de contabilidade. Esse profissional é essencial para o seu negócio: sem ele, você pode deixar de fazer processos obrigatórios pelo governo e acabar caindo na dívida ativa. Por isso, busque por referências no segmento e tenha um contador de confiança para que seja possível otimizar o controle de notas fiscais.

Há muitos processos que envolvem custos que costumam preocupar os gestores, seja na emissão e no controle de notas fiscais ou na hora de calcular o pedágio para os motoristas. Realizar o gerenciamento diário dessas informações é muito importante para o equilíbrio das contas do seu negócio.

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