Planilha de controle de combustível realmente funciona? Descubra neste post!

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Com a flutuação no preço dos combustíveis, cada vez mais os gestores de frotas têm buscado soluções para a redução desses custos. Com isso em mente, elaboramos este post fundamental para o setor logístico, em que descrevemos um dos instrumentos mais eficientes no controle desse gasto: a planilha de combustível.

Nesse momento, você pode até se questionar: mas como uma planilha pode ajudar nessa economia? Aqui vale perceber que o segredo dessa estratégia está na combinação de planejamento e monitoramento. Implementando essa ferramenta, você poderá acompanhar o desempenho e consumo de cada unidade na frota, além de avaliar a conduta dos motoristas responsáveis por esses veículos. Sendo assim, não perca tempo e acompanhe!

O funcionamento de uma planilha de combustível

No fim das contas, a planilha acaba sendo uma aliada do gestor da frota, oferecendo valores e estatísticas importantes para a tomada de decisão, em abordagens corretivas ou preventivas. Embora existam muitos aplicativos que permitam o controle de combustíveis, já frisamos que não será necessário baixar nenhum deles.

Na realidade, o bom e velho Excel será suficiente para cobrir todas as funcionalidades necessárias. Antes da implementação da planilha, você deverá iniciar com a coleta de dados, reunindo informações sobre os veículos e os seus motoristas. Com isso, você cria um banco de dados consistente para as suas análises. Abaixo, veja as informações mais essenciais para essa ferramenta:

  • identificação do veículo e do motorista;
  • quantidade abastecida em litros;
  • indicação de posto e/ou setor;
  • distância percorrida em km;
  • registro do hodômetro;
  • tipo de combustível.

A maneira como esses dados contribuem na operação logística

A partir dessas informações, você conseguirá avaliar a média de consumo para cada veículo da frota. Além disso, também será possível analisar exageros, entendendo quando, onde e como eles estão acontecendo. Afinal, o consumo de combustível é diretamente influenciado pela qualidade do abastecimento, a condução do motorista, a condição mecânica do veículo e os demais fatores.

Com essa visão aumentada, a planilha entrega para você a oportunidade de ser mais eficaz nas suas decisões, adotando práticas corretivas sobre os veículos e funcionários, além das preventivas, que focam na conscientização e manutenção antes que os problemas aconteçam. Feito isso, você passará a observar a redução dos custos operacionais e o aumento na margem de faturamento da operação.

O preenchimento correto da planilha de controle

Agora, vamos entender como se deve inserir os dados na planilha para que ela seja útil para você. Primeiro, é preciso identificar qual veículo foi abastecido. Depois, deve-se identificar o motorista responsável pelo abastecimento e por sua condução. É importante perceber que esse dado tende a variar à medida que o veículo é utilizado pela equipe. Por isso, é essencial que o campo para a identificação do motorista conte com o espaço para a inclusão de vários nomes.

Depois, é necessário identificar qual posto foi o fornecedor do combustível e qual tipo de produto foi usado — gasolina, etanol, diesel, gasolina aditivada, etc. Por fim, anota-se a medida do hodômetro parcial, zerando essa contagem, além de marcar a quantidade de litros abastecida. Na hora de abastecer novamente, volte neste campo e preencha a quilometragem percorrida com o tanque.

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As melhores dicas para ter uma planilha ideal

Chega o momento de conhecer as principais práticas para construir uma planilha compatível com a sua operação. Mas primeiro, uma recomendação: seja objetivo e simples! Esse aviso é importante, pois, como você perceberá ao usar a ferramenta, quanto mais complexa a planilha, maior o esforço necessário para fazer o acompanhamento.

Por essa razão, é essencial que você tente montar uma planilha enxuta, que concentre as informações vitais da operação em uma maneira fácil de ler e de inserir novos dados. Afinal de contas, essa será uma ferramenta de utilização diária. Você deve fazer o possível para que esse documento seja uma solução ágil e não uma etapa demorada e desnecessária. Agora, vamos às demais dicas!

Analise a rentabilidade da frota

Gerir uma frota sem avaliar a sua performance é o mesmo que conduzir no escuro. Sendo assim, é fundamental que se definam metas para a sua operação, determinando reduções de consumo, conscientizando a equipe sobre a importância desse objetivo e incentivando uma condução mais dócil, causando abastecimentos mais espaçados.

Adote sistemas de roteirização

Uma das principais variáveis no consumo de combustível está na qualidade dos roteiros escolhidos para as operações de transporte. Por conta disso, é interessante que você conte com sistemas de roteirização, identificando os trajetos menos congestionados, mais bem pavimentados, mais econômicos ou simplesmente mais rápidos.

Obedeça ao calendário de revisões e manutenções periódicas

O desgaste avançado dos componentes internos é uma fórmula perfeita para o aumento no consumo, porque, operando em sobrecarga, o conjunto mecânico passará a exigir mais combustível para realizar o deslocamento. No fim das contas, isso reflete na litragem calculada nas bombas e no caixa da operação. Por isso, a importância de se valorizar o calendário de procedimentos periódicos, garantindo que as unidades estejam nas melhores condições possíveis.

Mantenha um relatório detalhado

Temos uma dica que você pode achar que contradiz aquela lá de cima, em que recomendamos o foco na simplicidade. Bem, ambas as dicas são pautadas na realidade. A simplicidade será fundamental para que você não se canse de usar a ferramenta. Já o detalhismo é indispensável para o momento de tomar decisões ajustadas, com uma visão mais estratégica.

Os benefícios da automatização

Uma plataforma tecnológica será capaz de minerar todos os dados da operação, em tempo real, apresentando gráficos, relatórios e extratos sem que o gestor faça uma ação sequer. Por conta disso, o controle automatizado do combustível tem ganhado o mercado logístico, dando agilidade, eficiência e comodidade para a gestão desse gasto.

Portanto, reforçamos a importância e funcionalidade dessa solução para o setor, incentivando que você, gestor, cogite uma plataforma automatizada para o monitoramento dos abastecimentos. Dessa maneira, você ganhará muito tempo útil para comandar novas decisões na operação, sem que precise dedicar tempo para o preenchimento manual da ferramenta.

Gostou deste post listando as vantagens da planilha de combustível? Então, não perca a oportunidade de aprimorar a sua frota, aprendendo mais com o nosso artigo sobre a gestão de motoristas e o incentivo desses colaboradores!

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