Planilha de controle de frota: existe uma alternativa diferente?

7 minutos para ler

Como você já sabe, gerenciar o cotidiano logístico não é uma tarefa fácil. Afinal, estamos falando de uma operação super exigente, carregada de informações, detalhes e estatísticas. Sendo assim, preparamos este post para falar de algumas abordagens que podem contribuir no seu dia a dia, a começar pela planilha de controle de frota.

O nosso objetivo é demonstrar como essa ferramenta pode agilizar as rotinas e acompanhamentos da sua operação, mas vamos apresentar também uma solução alternativa, que entrega mais eficiência, velocidade e otimização. Não perca tempo e acompanhe!

O que é uma planilha de controle de frota?

A planilha nada mais é do que uma interface de controle de dados, que pode ser utilizada nos principais softwares do mercado, tais como Microsoft Excel, Apple Numbers e Google Sheets.

Nesse sentido, o objetivo de uma planilha de controle é registrar e acompanhar as informações variáveis nas operações de transporte. Quer um esxemplo? Então, conheça algumas estatísticas monitoradas com essa ferramenta:

  • controle do abastecimento: registra quilometragem, litragem e valor abastecido pelos motoristas em diferentes pontos;
  • controle da manutenção: anota a data e o procedimento realizado em diferentes intervalos, facilitando a obediência ao calendário de revisões;
  • controle das operações: lista o status e o progresso de cada operação de transporte, informando seus detalhes, como destino, motorista responsável e carga em questão.

Qual é sua finalidade?

Como pôde ver acima, as três funcionalidades básicas de uma planilha estão focadas no controle operacional, em uma tentativa de entregar maior previsibilidade e poder de decisão para o supervisor da frota. No entanto, as planilhas contam com algumas vulnerabilidades, a começar pelo processo de preenchimento.

A menos que você desenvolva uma planilha robusta, programando fórmulas para a captação automática de dados em um servidor externo, todo o processo de atualização do arquivo precisará ser realizado manualmente. Para isso, o gestor deverá dedicar seu tempo para preencher as células, ou pelo menos atribuir essa responsabilidade a outro funcionário.

Por conta desse delay entre o preenchimento e o entendimento dos dados, a planilha acaba não sendo a melhor opção para a atualidade, em que se exige uma postura mais imediata e reativa — o que, em nossa visão, só é possível ao utilizar sistemas atualizados em tempo real.

Existe uma solução alternativa?

Felizmente, a resposta é sim! Afinal, a inovação tecnológica deu origem a inúmeros sistemas que possibilitam a profissionais multitarefas como você controlarem a frota de maneira inteligente e dinâmica, por meio de processos orgânicos e automatizados.

Como toda solução informática, os softwares focam na automatização de tarefas. No caso da gestão de frotas, isso é percebido ao eliminar o preenchimento dos dados, que passam a ser coletados automaticamente, com sensores instalados nos veículos, observando variáveis como abastecimento, velocidade e localização.

Quais são os benefícios de um software especializado no controle e gestão de frotas?

Os aplicativos de controle de frota estão disponíveis para download e permitem que você faça a gestão dos veículos da empresa online, por meio da tela do seu celular, sem precisar se preocupar em ficar preenchendo dados manualmente. Assim, você não perde tempo com a parte burocrática da empresa, ficando livre para realizar negócios e cumprir os objetivos estratégicos, além de contar com outros benefícios — que você confere a seguir.

Parametrização das regras de abastecimento

Em geral, carros de frota possuem utilizações distintas, rodando diferentes quilometragens por dia. Controlar o abastecimento de cada um e cuidar também do consumo são um desafio para quem só possui uma planilha de controle.

Um aplicativo possibilita que o controle do abastecimento seja individualizado de forma automática, estabelecendo regras de parametrização que permitem acompanhar o consumo e o desenvolvimento de cada veículo.

Powered by Rock Convert

Geração de relatórios inteligentes

Os relatórios de controle são importantes não apenas para questões ligadas ao consumo, mas também para aspectos referentes ao desenvolvimento e à manutenção de cada veículo. Você pode gerar relatórios personalizados quando quiser, sem precisar esperar o final do mês para fazer um estudo completo por meio da planilha de controle de frota.

Facilidade de integração com o sistema ERP

Empresas modernas e antenadas têm apostado cada vez mais em sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Trata-se de um software que reúne todas as informações organizacionais, dados e processos vitais para o negócio, em um único ambiente, facilitando a gestão e a tomada de decisões.

Os aplicativos de controle de frota podem integrar-se ao sistema ERP, o que gera um banco de dados único que favorece a gestão empresarial. Assim, esses aplicativos buscam o melhor resultado possível com o uso dos veículos da frota.

Coleta e auditoria de dados absolutamente segura

Enquanto as planilhas são preenchidas manualmente, os aplicativos coletam e auditam os dados automaticamente, com 100% de garantia de fidedignidade. Com isso, você pode mapear os gastos da frota nos últimos meses, aferindo o valor real de cada carro para a sua empresa.

Rastreamento e monitoramento

O fato de trabalhar online dá ao sistema a possibilidade de oferecer serviços como o de rastreamento e monitoramento da frota. Além da questão da segurança, o monitoramento online contribui com a logística, uma vez que é possível identificar rotas alternativas, desviar de bloqueios e fugir de situações que possam colocar em risco tanto o motorista quanto o veículo.

Esse monitoramento garante a melhoria do serviço prestado pela sua empresa, uma vez que os processos ganham mais agilidade e segurança.

O que considerar na escolha de um software?

A escolha de uma boa plataforma depende de três pontos básicos: a reputação de mercado, o suporte técnico e a compatibilidade operacional. Abaixo, explicamos cada um desses aspectos.

Reputação de mercado

Aqui, não existem segredos. A reputação de uma marca é inerente à qualidade de seus produtos e serviços prestados ao consumidor. Por isso, encontrar uma boa desenvolvedora, comprometida com a qualidade de seus resultados e que seja experiente no seu ramo, é determinante para o sucesso dessa parceria.

Suporte técnico

Em um mundo ideal, a utilização do suporte nunca é algo esperado, pois o objetivo é que tudo funcione perfeitamente. No entanto, em casos de dúvidas ou até mesmo problemas, é fundamental que você conte com uma empresa com disponibilidade, pronta para ajudar você sob qualquer circunstância.

Compatibilidade operacional

Por último, e talvez mais importante, está a compatibilidade do software de gestão com a sua rotina. Afinal, ele deve atender suas exigências, cobrindo qualquer desejo por estatística, resultado ou funcionalidade. Assim, você tem a certeza de que está contratando uma ferramenta útil para a sua empresa.

Viu só como existem alternativas à tradicional planilha de controle de frotas? A tecnologia veio para ficar a para auxiliar na gestão dos negócios!

Se quiser saber mais informações sobre este ou outros temas relacionados, assine a nossa newsletter agora mesmo!

Posts relacionados

Deixe um comentário