Veja o que é CTe e para que serve?

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O aumento da produtividade e confiança dos procedimentos de uma empresa são funções inerentes a qualquer gestor dedicado. Afinal de contas, a saúde de um empreendimento está diretamente relacionada à atualização de seus gestores, que precisam manter-se por dentro das técnicas e dos documentos gerenciais, visando resultados melhores.

Portanto, dedicamos este conteúdo a explicar mais sobre o que é CTe e tudo o que você precisa conhecer a respeito. Acompanhe para conferir!

O que é Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)?

O CTe é um documento adequado à comprovação fiscal de todas as atividades relacionadas ao frete. Apresentando caráter digital, a sua emissão ocorre apenas sob o formato XML. Além disso, a segurança jurídica do CTe é atestada pelo certificado digital do cliente, utilizado para assinar o documento de maneira eletrônica.

Com isso, minimizam-se as possibilidades de falsificação fiscal, garantindo mais confiabilidade nas transações logísticas das empresas. Em tempo, o CTe representa uma verdadeira evolução no processo documental do frete, pois substitui inúmeros documentos ao mesmo tempo em que aumenta a segurança e agilidade dos procedimentos de verificação.

Qual é a diferença entre CTe e NFSe?

Ainda existe confusão entre o CTe e a NFSe, ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Embora os dois sejam documentos importantes e que contribuem para confirmar que a operação é regular, ajudando para que a empresa de transporte não se envolva com problemas de natureza fiscal (apreensão de carga, multas e outros), eles apresentam diferenças entre si.

A NFSe também é um documento digital, mas o seu objetivo é tornar a comunicação entre a empresa e a prefeitura mais eficiente e simples. Assim, todo contribuinte do ISS (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza), imposto de município, deve emitir essa nota fiscal.

A prefeitura será responsável pelo recebimento e pela autorização dos dados informados conforme a lei em vigor, sendo que cada cidade tem as suas próprias regras para emitir a NFSe.

Quais são os documentos substituídos pelo CTe?

Uma enorme vantagem advinda desse documento está na substituição de inúmeros outros, geralmente específicos para cada modalidade de transporte. Por exemplo, o CTe pode ser emitido para qualquer operação logística, seja por meio de transporte aéreo, aquaviário, dutoviário, ferroviário ou rodoviário.

Assim, esse documento tem uma utilidade permanente para as empresas, que não precisarão se adequar às novas emissões fiscais, conforme expandem as suas tecnologias logísticas — sendo este, portanto, o documento fiscal adequado para todas as transportadoras, das pequenas às multinacionais.

Agora, confira os documentos que o CTe substitui:

  • Conhecimento Aéreo — m. 10;
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas — m. 11;
  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas — m. 8 e 9;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte — m. 7;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas — m. 27.

Perceba que todos os documentos externos à lista acima não são substituídos, exigindo que a sua empresa continue os emitindo, adequadamente. No entanto, precisamos concordar que ele agiliza e contempla a grossa maioria da operação logística no país, substituindo cinco modelos documentais por apenas um.

Quais são as vantagens propostas pelo CTe?

Além da unificação do teor fiscal de inúmeros documentos em um, ele ainda garante outros benefícios às empresas. Abaixo, compilamos mais algumas vantagens propostas pelo Conhecimento de Transporte Eletrônico. Confira!

Agilidade contábil

O CTe é emitido de maneira autônoma, por meio de softwares de GED — Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Com isso, o profissional contábil ganha tempo útil devido à emissão imediata do documento.

Agilidade fiscal

Devido ao alto teor de segurança envolto na emissão do CTe, o tempo de fiscalização do documento é quase instantâneo, reduzindo drasticamente o período em que os caminhões ficam imobilizados nos postos de fiscalização.

Confiabilidade escriturária

O CTe não pode ser emitido com falhas de digitação, pois obstrui a emissão do documento que conta com erros.

Melhoria na gestão

A melhoria na gestão empresarial é consequência da emissão dos CATE (Custos Adicionais de Transporte Eletrônico), devido à automatização dos dados.

Redução de custos

Em longo prazo, a emissão de menos documentos, com finalidades consolidadas em apenas um CTe, representará um sutil corte de gastos, diminuindo-se os custos com a impressão e o armazenamento desses documentos recorrentes.

Redução do tempo de parada

A compreensão sobre o que é CTe permite entender as vantagens que ele proporciona à empresa de transporte. Como temos citado, os benefícios são muitos, mas um dos principais certamente é a redução do tempo que os veículos gastam nas paradas em postos fiscais de fronteira.

Há também mais velocidade no processo de fiscalização da carga, ou seja, dos produtos que estão sendo transportados.

Como saber se minha empresa precisa emitir o CTe?

Para compreender o que é CTe, é fundamental saber que ele é obrigatório para o transporte rodoviário, cadastrado em regime de operação normal, do regime Simples Nacional, ou registrado como operadores no sistema Multimodal de Cargas.

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O MEI, ou Microempreendedor Individual, no entanto, não está submetido a essa obrigação. Se quiser, ele pode solicitar o credenciamento voluntário para fazer a emissão do CTe junto à SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do estado em que atua. Caso existam estabelecimentos em mais de um estado que desejem emitir o documento, o credenciamento precisa ser feito em cada estado.

Todas as cargas que circulam pelo Brasil devem ter CTe, já que ele é válido em todo o país e precisa ser apresentado durante o processo de fiscalização que ocorre no transporte de mercadorias. Vale realçar que o CTe é obrigatório para qualquer modal de transporte, certo?

De acordo com o Ajuste SINIEF nº 08/2012, a obrigatoriedade do documento se estende a todos os contribuintes do ICMS. Ele substitui documentos em papel para companhias que atuam nas modalidades:

  • Rodoviária, com regime de apuração normal (Lucro Real ou Lucro Presumido);
  • Aérea;
  • Dutoviária;
  • Aquaviária;
  • Ferroviária;
  • Operadores no sistema Multimodal de Cargas.

Quando emitir o CTe?

Depois de estar devidamente credenciada perante a SEFAZ, a empresa de transporte deve substituir totalmente a documentação em papel de Conhecimentos de Transporte de Cargas pelo CTe. Em todas as ocasiões em que acontece o transporte de mercadorias entre fornecedor e comprador, será preciso que transportadoras terceirizadas realizem a movimentação.

O CTe identifica o remetente, o destinatário da carga e a rota seguida. Ele deve ser liberado para cada destino, como uma loja. Ele é mostrado a cada destinatário e o fiscal confirmará a sua autenticidade e fará a liberação da carga.

Quais os erros mais comuns e como evitá-los?

Nesta parte, vamos mostrar os erros que são mais comuns no preenchimento do CTe. Observe os tópicos a seguir!

As falhas na digitação

O preenchimento dos campos deve ser feito com muita atenção. Nesse caso, consideramos os números e os dados errados sobre a empresa prestadora, os espaços em branco, os intervalos entre informações que possam resultar na invalidação do documento e do documento auxiliar: o DACTe.

A SEFAZ (Secretaria da Fazenda) efetua uma importante validação para liberar o CTe, chamada Leiaute do CTe. A finalidade é garantir que não ocorram erros no preenchimento dos campos e que as regras de validação sejam respeitadas.

Os erros mais cometidos são em relação ao motorista, veículo e município. Certos prestadores não têm esses dados, principalmente o nome do motorista. Às vezes, precisam cadastrar antes para poder selecionar.

A automação dos processos confere mais rapidez na emissão do CTe. Para melhorar a saída dos produtos e o controle sobre as atividades, vale a pena escolher um sistema que emita o documento em alguns instantes ou importe as informações na nota fiscal em XML.

Os erros de cálculo

Em certos softwares, os campos relacionados a valor de tributos e parâmetros devem ser preenchidos da forma correta, com os cálculos associados ao tipo de tributação da operação (Normal, Simples nacional, Isento, Redução ou Substituição Tributária).

O prestador precisa ter ciência sobre os principais aspectos relacionados ao contrato para evitar os prejuízos decorrentes de cálculos incorretos dos tributos e suas alíquotas. Um bom sistema que automatize o cálculo do frete vai acelerar a emissão do documento.

A assinatura digital inválida

Além de saber o que é CTe, é preciso conhecer e aplicar outros conceitos para garantir que o documento não será rejeitado pelo sistema. Para assinar digitalmente, é preciso contar com um certificado digital instalado no computador. Quando a instalação não é feita corretamente ou quando já existem outras assinaturas digitais instaladas, costuma aparecer o erro “Rejeição CTe 290: Certificado Assinatura Inválida”.

Para solucionar esse problema, é necessário observar o diretório onde estão instalados os certificados do Windows e fazer a reinstalação/substituição dele. Uma boa opção é deixar no computador somente o certificado usado para emitir os CTes.

A numeração incorreta

Outro erro comum é a numeração incorreta. O número do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestação) é diferente para cada operação. Ele só é o mesmo para operações que apresentam as mesmas características de trajeto e tipo de carga. O erro de CFOP provoca muitas rejeições da SEFAZ.

Outro caso de numeração é o do RNTRC. Na emissão do CTe, o RNTRC é necessário em três ocasiões, a saber, no cadastro de:

  • Emitentes;
  • Motoristas;
  • Veículos.

Para emitir o documento, é importante que o prestador tenha em mãos os números adequados. Como a fiscalização para validar a emissão está sendo mais intensa, O ideal é que todas as informações sejam devidamente preenchidas para que o CTe seja validado de forma mais rápida.

As inconsistências a respeito das mercadorias

Algumas pessoas deixam os campos sobre a mercadoria em branco, como peso, número do endereço de quem receberá a carga e outras coisas. Mas a SEFAZ não aceita essa ausência ou irregularidade sobre as mercadorias, o que pode resultar na devolução do CTe.

Geralmente, isso ocorre com empresas que não têm a nota fiscal do produto e preenchem esses campos com qualquer coisa ou marcam a opção “Outros Documentos”. Mas é bom lembrar que esse campo foi criado para produtos que serão enviados usando documentação diferente das que são habitualmente usadas.

Agora que você já entende o que é CTe, consegue também perceber que ele compila inúmeros benefícios para o cotidiano de qualquer empresa, interferindo diretamente tanto no setor logístico, quanto contábil. De fato, essa é uma solução fisco-burocrática que veio para facilitar o cotidiano dos empreendedores, e não o contrário.

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